Facture-X : tout savoir sur ce format de facture électronique

Factur-X devient progressivement le nouveau standard de la facturation électronique en France. Avec la réforme prévue entre 2026 et 2027, toutes les entreprises devront être capables d’émettre et de recevoir des factures électroniques… mais savez-vous vraiment ce que ce format signifie et comment il fonctionne ?

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est le format Factur-X, comment il fonctionne et pourquoi il devient incontournable pour les entreprises.

C’est quoi le format Factur-X ?

Définition de Factur-X

Le format Factur-X est un standard de facture électronique hybride. Concrètement, une facture Factur-X contient deux éléments dans un seul fichier :

• un document PDF lisible par un humain ;

• un fichier XML contenant les données structurées de la facture.

Cette combinaison permet une double lecture de la facture :

• le PDF sert à la consultation classique du document ;

• le XML permet aux logiciels comptables ou de gestion d’automatiser le traitement des données.

Autrement dit, Factur-X permet de conserver la présentation habituelle d’une facture tout en rendant les informations exploitables automatiquement par les systèmes informatiques.

Factur-X et la facturation électronique

Ce format hybride est aujourd’hui considéré comme l’un des standards les plus adaptés pour accompagner la généralisation de la facturation électronique.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent déjà transmettre leurs factures via Chorus Pro.

La réforme va ensuite s’étendre au secteur privé : dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et ETI devront également les émettre.

À partir du 1er septembre 2027, l’obligation d’émission concernera toutes les entreprises, y compris les PME, TPE et micro-entreprises, qui devront utiliser un format reconnu comme Factur-X, UBL ou CII.

Quelle est l’origine de Facture-X ?

Le format Factur-X est né d’une collaboration franco-allemande visant à standardiser l’échange de factures électroniques.

Il a été développé par :

• le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) en France ;

• le FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) en Allemagne.

En Allemagne, ce standard porte d’ailleurs le nom de ZUGFeRD.

L’objectif était de créer un format compatible avec la norme européenne EN 16931, qui définit les règles et les données obligatoires pour les factures électroniques au sein de l’Union européenne.

Grâce à cette normalisation, les factures peuvent être échangées plus facilement entre entreprises et administrations, même lorsqu’elles utilisent des logiciels différents.

Comment fonctionne Factur-X ?

Le fonctionnement de Factur-X repose sur un principe simple : un seul fichier, deux formats intégrés.

Le fichier PDF

Le PDF/A-3 constitue la partie visible de la facture. Il s’agit d’un document classique qui reprend les informations habituelles :

• numéro de facture

• date d’émission

• coordonnées du vendeur et de l’acheteur

• montants HT et TTC

• taux de TVA

• conditions de paiement

Ce format garantit également un archivage fiable sur le long terme, ce qui est essentiel en cas de contrôle fiscal.

Le fichier XML

Le XML contient toutes les données de la facture sous forme structurée.

Ces informations sont organisées avec des balises qui permettent aux logiciels de :

• lire automatiquement les données ;

• intégrer la facture dans la comptabilité ;

• automatiser les contrôles et rapprochements.

Grâce à cette structure, la saisie manuelle devient presque inutile, ce qui réduit fortement les erreurs et accélère le traitement des factures.

Quels sont les 5 profils de données du format Factur-X ?

Pour s’adapter aux besoins de toutes les entreprises, Factur-X propose cinq profils de données, correspondant à différents niveaux de détail dans le fichier XML.

Profil Minimum

Ce profil contient uniquement les informations essentielles pour émettre une facture électronique.

Il est généralement utilisé pour les factures simples avec peu de données.

Profil Basic WL

Le profil Basic WL (Basic Without Line) reprend les données principales de la facture, mais sans détail des lignes de produits ou services.

Profil Basic

Le profil Basic ajoute des informations sur les lignes de facture, comme :

• la désignation des produits ou services

• la quantité

• le prix unitaire

Il est souvent utilisé par les TPE et PME pour leurs besoins de facturation courants.

Profil EN 16931

Ce profil est conforme à la norme européenne complète et comprend un grand nombre de données structurées.

Il est particulièrement adapté aux échanges B2B et aux entreprises souhaitant automatiser fortement leur gestion.

Profil Extended

Le profil Extended reprend toutes les données du profil EN 16931 en y ajoutant des informations supplémentaires pour des processus commerciaux plus complexes.

Pourquoi choisir le format Factur-X ?

Le format Factur-X présente plusieurs avantages pour les entreprises, en particulier dans le cadre de la transition vers la facturation électronique.

Une automatisation des processus

Les données XML permettent une intégration automatique dans les logiciels comptables ou ERP. Résultat :

• moins de saisies manuelles ;

• moins d’erreurs de transcription ;

• un traitement des factures beaucoup plus rapide.

Un gain de temps et de productivité

En automatisant la lecture et l’intégration des factures, les équipes comptables passent moins de temps sur les tâches administratives répétitives.

Cela permet de se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Une réduction des coûts

La dématérialisation des factures permet d’économiser sur :

• l’impression

• l’envoi postal

• le stockage papier

Le coût de traitement d’une facture électronique est généralement bien inférieur à celui d’une facture papier.

Une meilleure conformité réglementaire

Factur-X respecte la norme européenne EN 16931 et s’intègre pleinement dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

Utiliser ce format facilite donc la conformité aux obligations fiscales et réglementaires.

Comment faire une facture Factur-X ?

La plupart des logiciels de facturation proposent désormais des modèles compatibles avec le format Factur-X. 

Si ce n’est pas le cas, il est possible de passer par une plateforme  agréée, qui se charge de convertir, d’émettre et de transmettre les factures électroniques. Ces plateformes peuvent également extraire certaines données nécessaires à l’administration fiscale.

👉 Clementine.fr propose un logiciel de facturation conforme à la réforme de la facturation électronique.

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