Le mémento fiscal : le guide complet

Lorsqu’une entreprise est créée, de nombreuses informations sont enregistrées auprès de l’administration fiscale. Parmi les documents qui en découlent figure le mémento fiscal, un document souvent méconnu, mais utile pour suivre la situation fiscale et administrative de son activité.

À quoi correspond exactement le mémento fiscal ? Que contient-il et dans quelles situations peut-il être demandé ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce document, son rôle et les démarches pour l’obtenir.

Qu’est-ce qu’un mémento fiscal ?

Le mémento fiscal est un document officiel de l’administration fiscale qui regroupe les principales informations juridiques et fiscales d’une entreprise. Il peut être considéré comme sa « carte d’identité ». 

Il centralise toutes les informations communiquées lors de la création de celle-ci et celles issues des démarches administratives et juridiques effectuées : adresse de la société, numéro de SIRET, code APE, etc. Il concerne aussi bien les sociétés que les entrepreneurs individuels.  

À quoi sert le mémento fiscal ?

Le mémento fiscal sert à centraliser les informations fiscales et administratives d’une entreprise. Il permet notamment de connaître ses obligations fiscales, d’identifier son SIE et de vérifier les informations enregistrées par l’administration.

Connaître ses obligations fiscales

Le mémento fiscal récapitule les principaux régimes applicables à l’entreprise (IS, TVA, CFE, etc.). Il permet ainsi d’identifier les obligations déclaratives et fiscales à respecter tout au long de l’année.

Savoir de quel SIE dépend une entreprise

Le service des impôts des entreprises (SIE) compétent est indiqué sur ce document. Cette information facilite les démarches administratives et les échanges avec l’administration fiscale.

Vérifier les choix effectués lors de la création

Le mémento fiscal permet de s’assurer que les options sélectionnées lors de la création de l’entreprise ont bien été enregistrées par l’administration : régime de TVA, option à l’impôt sur les sociétés, date de clôture de l’exercice comptable, etc.

Faciliter le travail de l’expert-comptable

Le document rassemble toutes les informations nécessaires au paramétrage du dossier comptable. Il permet à l’expert-comptable de récupérer rapidement les données fiscales et administratives de l’entreprise afin d’éviter les erreurs de configuration.

Dans quelles situations le mémento fiscal peut-il être demandé ?

Le mémento fiscal n’est généralement pas utilisé au quotidien. En revanche, il peut être demandé ou consulté à différentes étapes de la vie d’une entreprise. 

Lors d’une demande de financement

Les banques, organismes de crédit ou investisseurs peuvent demander certaines informations relatives à la situation de l’entreprise. Le mémento fiscal constitue alors un document de référence regroupant les principales données fiscales et administratives.

Lors d’un contrôle ou d’un échange avec l’administration fiscale

En cas de contrôle, de régularisation ou de simple demande d’information, le mémento fiscal facilite les échanges avec l’administration fiscale. Il permet d’identifier rapidement le régime applicable à l’entreprise ainsi que le SIE compétent.

En cas de changement de situation

Un changement d’adresse, d’activité ou de régime fiscal peut nécessiter la consultation du mémento fiscal afin de vérifier que les nouvelles informations ont bien été prises en compte par l’administration.

Que contient le mémento fiscal d’une entreprise ?

Le mémento fiscal est structuré autour de trois grandes catégories d’informations relatives à l’entreprise, à sa fiscalité et à son service des impôts de rattachement.

Des informations sur la société

Le premier cadre concerne la société et son activité. On y retrouve notamment : 

• le numéro SIRET de la société ; 

• la date de création ; 

• sa forme juridique ;

• son activité principale ;

• sa dénomination ;

• la date de clôture de l’exercice comptable ; 

• l’adresse du siège social.

Des informations sur le régime fiscal

La deuxième partie détaille les principales informations fiscales applicables à l’entreprise :

• sa catégorie d’imposition (IS, BA, BNC, BIC, etc.) ; 

• son régime de TVA (régime réel normal, régime simplifié, etc.) et son numéro de TVA intracommunautaire ; 

• la cotisation foncière des entreprises (CFE) ; 

• la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) qui sera progressivement supprimée ; 

• les revenus des capitaux mobiliers (RCM), applicables aux revenus des placements financiers.

Des informations sur le service des impôts compétent

La dernière partie présente les coordonnées du service des impôts des entreprises (SIE) compétent ainsi que les principaux services accessibles depuis l’espace professionnel sur impots.gouv.fr. Il est notamment possible de : 

• télédéclarer la TVA, l’IS ou la CFE ; 

• consulter et payer les avis d’imposition en ligne ;

• demander des attestations fiscales ou des remboursements de crédit de TVA ; 

• contacter le SIE en cas de besoin.  

Peut-on modifier les informations figurant sur un mémento fiscal ?

Le mémento fiscal n’est pas un document que l’entreprise peut modifier directement. Il reflète les informations enregistrées par l’administration fiscale à partir des déclarations effectuées lors de la création ou des changements de situation de l’entreprise.

Les modifications ne se font pas directement sur le document

Le mémento fiscal ne peut pas être édité ou corrigé par l’entreprise elle-même. Toute modification passe obligatoirement par une mise à jour auprès de l’administration fiscale, via les démarches déclaratives habituelles (guichet unique, espace professionnel sur impots.gouv.fr, etc.). Le document n’est qu’un reflet de la situation administrative et fiscale enregistrée.

Une mise à jour effectuée par l’administration fiscale

Lorsque l’administration enregistre un changement (adresse, régime de TVA, activité, etc.), elle met à jour le dossier fiscal de l’entreprise. Le mémento fiscal est alors actualisé automatiquement et peut faire l’objet d’une nouvelle édition afin de refléter les informations à jour.

Comment obtenir un mémento fiscal ?

Le mémento fiscal est généralement édité automatiquement par l’administration fiscale après la création de l’entreprise. Il est ensuite envoyé à l’adresse du siège social dans un délai compris entre 15 jours et 1 mois.

En cas de non-réception, de perte du document ou de besoin d’un exemplaire actualisé après une modification, une demande peut être effectuée auprès du SIE dont dépend l’entreprise, via la messagerie sécurisée de l’espace professionnel sur impots.gouv.fr.

Il est également possible de se rendre directement au centre des impôts compétent pour en faire la demande. Selon la situation, certaines pièces justificatives peuvent être requises, notamment :

• un justificatif d’identité pour les entrepreneurs individuels ;

• le numéro SIRET de l’entreprise ; 

• un justificatif de domiciliation de l’activité. 

Mémento fiscal, extrait Kbis et avis de situation Sirene : quelles différences ?

Le mémento fiscal est souvent confondu avec d’autres documents administratifs de l’entreprise, notamment l’extrait Kbis ou l’avis de situation Sirene. Pourtant, chacun possède un rôle bien distinct.

Le mémento fiscal : la référence fiscale 

Le mémento fiscal est le seul document qui détaille précisément les choix fiscaux effectués par l’entreprise. Il permet notamment de connaître le régime de TVA applicable, le mode d’imposition et les coordonnées du service des impôts compétent.

Le Kbis : la carte d’identité juridique de l’entreprise 

L’extrait Kbis atteste officiellement de l’existence juridique d’une société commerciale. Il est fréquemment demandé lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, de la signature d’un contrat ou d’une réponse à un appel d’offres.

L’avis de situation Sirene : l’identification administrative 

Délivré par l’INSEE, l’avis de situation Sirene recense les informations d’identification de l’entreprise. Il ne contient aucune donnée relative à la fiscalité ou aux obligations déclaratives.

Tableau comparatif entre le mémento fiscal, l’extrait Kbis et l’avis de situation Sirene

Ces documents sont complémentaires. Ensemble, ils permettent de justifier à la fois l’existence juridique, l’identification administrative et la situation fiscale de votre entreprise. Il est donc recommandé de les conserver dans votre dossier administratif dès leur réception.

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